6. Sử dụng chương trình CheckXML
Sau khi cài đặt và cấu hình xong, bạn đã có thể đưa CheckXML vào hoạt động để kiểm tra các hồ sơ XML. Dưới đây là hướng dẫn vận hành cơ bản:
Khởi động chế độ kiểm tra: Trên giao diện chính của phần mềm CheckXML, nhấn nút Check (biểu tượng hình dấu kiểm màu xanh lá trên thanh công cụ). Khi bật, chương trình sẽ bắt đầu quét thư mục Đầu vào liên tục 24/24 (nếu chế độ tự động) để tìm file XML mới và kiểm tra. Mặc định chương trình đã thiết lập quét mỗi 15 giây một lần. Bạn có thể thấy trạng thái ở thanh trạng thái (ví dụ: “Đang chạy, lần quét cuối...”). Nếu muốn tạm dừng, có thể nhấn lại nút Check (tắt chế độ tự động).
Kiểm tra thủ công: Ngoài chế độ tự động quét thư mục, bạn cũng có thể kiểm tra thủ công một hồ sơ lẻ bằng cách vào menu Hồ sơ hoặc XmlViewer của chương trình, hoặc kéo thả một file XML vào cửa sổ kiểm tra (tùy phiên bản). Tuy nhiên, cách thông thường vẫn là đặt file vào thư mục Đầu vào và để chương trình tự phát hiện.
Xem kết quả kiểm tra: Khi một hồ sơ được kiểm, kết quả (có lỗi hay không) sẽ hiển thị trên giao diện. Nếu Hiển thị lỗi đã bật (mục đã cấu hình ở 4.3), các lỗi phát hiện sẽ liệt kê ngay trên màn hình, thường kèm mã lỗi và mô tả. Bạn cũng có thể vào phần QLHS (Quản lý hồ sơ) để xem danh sách hồ sơ đã kiểm, lọc theo tình trạng: hồ sơ lỗi, hồ sơ đã gửi, hồ sơ bị cổng từ chối, v.v. Các tab Hồ sơ, Danh mục, XmlViewer trên thanh công cụ chính là các công cụ hỗ trợ xem chi tiết hồ sơ và danh mục.
Gửi hồ sơ lên cổng BHYT: Nếu bạn đã bật SendXML (tab Cổng tiếp nhận) và cấu hình đúng tài khoản _BV, chương trình sẽ tự động gửi các hồ sơ đạt yêu cầu (hoặc theo thiết lập SendXml đối với hồ sơ lỗi, nếu cho phép gửi dù có lỗi) lên cổng BHYT ngay sau khi kiểm tra. Bạn có thể kiểm tra trạng thái gửi trong tab Cổng tiếp nhận hoặc trên cổng BHYT. Hồ sơ gửi thành công sẽ được chuyển vào thư mục “Đã gửi”, hồ sơ gửi thất bại vào “Gửi lỗi” như đã cấu hình.
Gửi email cảnh báo: Nếu đã bật SendMail và cấu hình email, khi có hồ sơ xuất hiện lỗi cảnh báo, chương trình sẽ tự động gửi email đến những địa chỉ bạn đã khai báo (theo khoa, NVYT hoặc chung) chứa thông tin mã hồ sơ, tên bệnh nhân, lỗi gặp phải... giúp người phụ trách biết để xử lý. Hãy đảm bảo máy tính đang chạy CheckXML có kết nối internet khi vận hành chức năng này.
Tra cứu và khắc phục: Khi phát hiện hồ sơ lỗi, bạn có thể mở hồ sơ đó bằng XmlViewer (tích hợp sẵn trong phần mềm) để xem chi tiết nội dung XML, so sánh với thông báo lỗi để chỉnh sửa hồ sơ. Sau khi sửa (trên hệ thống HIS chẳng hạn) và xuất lại XML, đặt lại file mới vào thư mục Đầu vào để CheckXML kiểm tra lại vòng nữa.
Duy trì hoạt động: Bạn nên để máy chủ (hoặc máy cài CheckXML chính) chạy thường xuyên để giám sát 24/7, đặc biệt vào các kỳ hạn chốt dữ liệu gửi BHYT. Sử dụng chức năng Kiểm 24/24 để chương trình luôn chạy nền. Kiểm tra định kỳ mục Cập nhật trên phần mềm (góc phải trên cùng) xem có phiên bản mới không, nếu có thì cập nhật để đảm bảo có các quy tắc kiểm tra mới nhất.